
Zdaniem mera samorządu rejonu wileńskiego, Roberta Duchniewicza, dotychczasowa struktura administracji wymagała zmian, gdyż nie była już w stanie nadążać za tempem i skalą prac, które sobie zaplanowaliśmy, aby osiągnąć wartościowe zmiany w rejonie wileńskim.
„Nie chcemy samorządu funkcjonującego w reżimie ostatnich dziesięcioleci, ale nowoczesnego, będącego liderem i dającego przykład innym samorządom. Dlatego też w ubiegłym roku poleciłem ówczesnemu dyrektorowi administracji rozpoczęcie doskonalenia procesów operacyjnych w administracji samorządu i wdrożenie systemu jakościowych wskaźników efektywności. Po zastosowaniu odpowiedniej metodologii stworzyliśmy mapy procesów operacyjnych, zidentyfikowaliśmy i wyeliminowaliśmy kroki nietworzące wartości, usprawniliśmy efektywne procesy oraz udoskonaliliśmy działania w wydziałach samorządu. Doprowadziło to do powstania nowej struktury” – mówi R. Duchniewicz.
Mer podkreśla, że celem tych zmian jest optymalizacja i unowocześnienie procesów na wszystkich poziomach, aby jak najlepiej świadczyć usługi mieszkańcom rejonu, efektywniej zarządzać rozwojem obiektów i innej infrastruktury, utrzymaniem i porządkowaniem dróg, rozwojem ochrony środowiska, opieki społecznej i innych procesów, a także ułatwienie pracy pracownikom administracji i zwiększenie ich zaangażowania.
Pouczyliśmy się z cyberataku – wzmacniamy dziedzinę IT
W ostatnich latach stale rośnie znaczenie technologii informatycznych, szczególnie w kontekście cyberbezpieczeństwa, ochrony danych osobowych i cyfryzacji różnych procesów. Tą dziedziną w Samorządzie Rejonu Wileńskiego wcześniej zarządzał Wydział Gospodarczy, który także zaopatrywał pracowników w narzędzia pracy, sprawował nadzór nad nimi, dbał o zakup prezentów reprezentacyjnych, zarządzał transportem i pomieszczeniami itp. Zdaniem Samorządu, cyberatak, którego doświadczono rok temu, i nie tylko, wyraźnie pokazały, że w zapewnieniu wydajności i bezpieczeństwa branży IT jesteśmy opóźnieni, co wymaga szczególnej uwagi.
W związku z tym, po reorganizacji ww. Wydział Gospodarki stał się Wydziałem Zaopatrzenia i Nadzoru, który w dalszym ciągu będzie dbał o płynność codziennej pracy pracowników Samorządu, zaś obszar informatyki powierzony nowo utworzonemu Działowi Technologii Informacyjnych.
Jeszcze bardziej wzmocnimy gospodarkę komunalną i ochronę środowiska
W miejsce działającego do tej pory Wydziału Gospodarki Lokalnej powstał Wydział Sieci Energetycznych i Inżynieryjnych, który będzie nadzorował istotne zagadnienia związane z renowacją, zaopatrzeniem w ciepło i wodę, a także administrowaniem domów mieszkalnych oraz nadzorem nad wykorzystaniem różnorodnych obiektów. Dodatkowo, będzie kształtować politykę w zakresie energii odnawialnej.
Biorąc pod uwagę rosnące zapotrzebowanie społeczne na wyzwania związane ze zmianami klimatycznymi oraz aspiracje zawarte w Europejskim Zielonym Kursie, Samorząd utworzył nowy Wydział Ochrony Środowiska. Zlecono mu zadanie formułowania i wdrażania polityki ochrony środowiska na terenie Samorządu, monitoring środowiska, zarządzanie gospodarką odpadami, dbanie o tereny zielone i inne istotne kwestie.
Będziemy dążyć do maksymalnej uwagi w zakresie porządkowania dróg i planowania budowy
Zdaniem Samorządu, dotychczas funkcjonujący Wydział Budownictwa również działał nieracjonalnie, skupiając się głównie na infrastrukturze dróg, a nie na budowie obiektów – organizacji transportu publicznego, planowania i bezpieczeństwa komunikacji, utrzymania oraz porządkowania dróg itp. Dlatego po odejściu od tych ostatnich funkcji, zmieniono nazwę tego działu na Wydział Transportu, którego zadaniem jest zapewnienie wysokiej jakości polityki rozwoju systemu komunikacji.
„Porządkowanie dróg i ulic na terenie rejonu wileńskiego, w tym asfaltowanie, to jedna z najważniejszych prac. Przed nami jeszcze wiele pracy, aby zapewnić nowoczesny, komfortowy i bezpieczny ruch w rejonie. Dlatego należy na tym skupić na tym maksymalną uwagę” – zauważa R. Duchniewicz.
W celu poprawy efektywności planowania i budowy obiektów, dwa wydziały Architektury (główny architekt) i Planowania Przestrzennego (dawny Wydział ds. Zagospodarowania Terenu) zostały podzielone na dwa odrębne jednostki. Pierwszy z nich skupi się na działaniach strategicznych: będzie rozwiązywał różne zagadnienia architektoniczne, wydawał specjalne wymagania architektoniczne dla przygotowywanych projektów, odpowiadał za wydawanie pozwoleń na budowę itp. Z kolkei Dział Planowania Przestrzennego będzie świadczył bezpośrednie usługi: sporządzanie planów ogólnych, specjalnych i detalicznych, sprawdzanie zgodności dokumentów oceny oddziaływania na środowisko z dokumentami planowania przestrzennego i innymi kwestiami z tym związanymi.
Wydział Rozwoju Infrastruktury (główny inżynier) będzie odpowiedzialny za realizację ustawy o rozwoju infrastruktury Samorządu i towarzyszących jej aktów prawnych, będzie pełnił funkcje organizatora rozwoju infrastruktury samorządowej i zapewni rozwój infrastruktury odpowiadający potrzebom samorządu.
Zadania związane z konkretnymi zagadnieniami i transakcjami dotyczącymi gruntów prywatnych i publicznych będą realizowane przez Wydział Porządkowania i Administrowania Rolnego (były Wydział Architektury i Planowania Terytoriów).
Dodatkowo, aby w większym stopniu skoncentrować się nie tylko na pozyskiwaniu inwestycji, ale także na administrowaniu projektami, w tym partnerstwem publiczno-prywatnym oraz projektami budowlanymi, zmieniono nazwę Działu Inwestycji na Dział Inwestycji i Zarządzania Projektami.
Zmniejszamy dublowanie funkcji w dziedzinach opieki społecznej i finansów
Reorganizując strukturę administracyjną, Samorząd dąży do zmniejszania dublowania nieefektywnych funkcji. Po stwierdzeniu, że część funkcji działających dotychczas wydziałów Opieki Społecznej i Usług Społecznych dla Rodziny i Dziecka pokrywa się i obejmuje te same grupy społeczne, powołano nowy Wydział Dobrobytu Społecznego. Będzie on sprawował opiekę społeczną „w jednych rękach”, zarządzał świadczeniami socjalnymi i kwestiami zajętości. Aby przybliżyć specjalistów do mieszkańców, planuje się przeniesienie pracowników socjalnych pracujących w gminach do ośrodków pomocy społecznej i opiekuńczej.
Dodatkowo, w celu optymalizacji działalności i centralizacji procesów rachunkowości finansowej, Samorząd połączył dotychczas odrębne Wydziały Planowania Budżetu i Księgowości w jeden Wydział Rachunkowości Finansowej i Budżetu.
Zreorganizowano wydziały obsługi mieszkańców, stosunków społecznych i personelu
W celu wyraźniejszej identyfikacji prowadzonych działań, które są istotne dla odbiorców usług świadczonych przez Samorząd, takich jak kompleksowa obsługa osób, wydawanie zezwoleń i licencji, scentralizowane zarządzanie dokumentami itp., dotychczasowy Wydział Ogólny został przemianowany na Wydział Usług i Zarządzania Dokumentacją.
Biorąc pod uwagę precyzyjnie sformułowane i odnowione funkcje, które orientują się na ogólnym kształtowaniu polityki kontaktów ze społeczeństwem na różnych poziomach, Wydział Stosunków Społecznych i Międzynarodowych został przemianowany na Wydział Komunikacji.
O jakościowo nowym podejściu Samorządu do swoich pracowników świadczy nie tylko nowo zmieniona nazwa Wydziału Personelu, który obecnie nosi nazwę Wydział Ludzi i Kultury Organizacyjnej, ale także rozszerzenie jego funkcji. Będzie on zajmował się nie tylko doborem i adaptacją nowo przybyłych pracowników oraz innymi typowymi kwestiami związanymi z zarządzaniem personelem, ale także przeprowadzi badania zaangażowania i wdroży działania zwiększające motywację i efektywność pracy.
Wreszcie, w celu poprawy jakości usług świadczonych przez Samorząd i zapobiegania negatywnym czynnikom w odpowiednim czasie, powołano nową Grupę ds. Zarządzania Jakością Działalności i Ryzykiem.
Mer R. Duchniewicz nie ukrywa, że słyszy od niektórych polityków, iż zmiany mają na celu rzekome zwolnienie części pracowników. Jednak kierownik Samorządu reaguje na to spokojnie, gdyż rotacja pracowników praktycznie nie występuje.
„Naszym celem w tej transformacji jest optymalizacja i zwiększenie efektywności funkcji, a nie angażowanie się w rotację pracowników. Głównym zadaniem, jakie postawiono przed dyrektorem administracji podczas tworzenia nowej struktury, było utrzymanie osób już pracujących, a w przypadku zmiany stanowisk zapewnienie im alternatywnych warunków pracy, choć takich wypadków nie było zbyt wiele. Politycy mogą swobodnie wyrażać swoje zdanie, ale należy przestrzegać kodeksów etycznych i nie wprowadzać społeczeństwa w błąd w sprawie podejmowania decyzji” – mówi R. Duchniewicz.
Mer dodaje, że przy wdrażaniu różnorodnych zmian zawsze znajdą się kwestie do poprawy, ale on ich nie unika i, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie doskonalił procesy.
Jak zauważa, aby prace we wszystkich obszarach przebiegały sprawnie, kontrolą i inicjowaniem działań zajmą się odpowiedzialni główni doradcy administracji. Wprowadzając zmiany, Samorząd podkreśla znaczenie modernizacji i efektywności dla zapewnienia długoterminowego potencjału rozwojowego rejonu. Oczekuje się, że odnowiona struktura stworzy warunki do szybszej i lepszej obsługi mieszkańców, zwiększy przejrzystość oraz przyczyni się do kształtowania wizerunku nowoczesnego samorządu.
Informacje o funkcjach poszczególnych wydziałów można znaleźć w zakładce „Kontakt”. Po otwarciu linku „Wydziały administracji” należy wybrać interesujący dział i kliknąć w oknie „Regulamin wydziału”.